Có thể nói, trong thực tiễn công tác chứng thực từ nhiều năm nay, việc quy định cơ chế hủy bỏ giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định của pháp luật đã được đặt ra xong chưa được xử lý triệt để. Điều này đã gây nhiều khó khăn cho các địa phương trong việc xử lý những văn bản này. Ai cũng biết những văn bản được chứng thực không đúng quy định của pháp luật thì không có giá trị pháp lý, nhưng ai có thẩm quyền xử lý những văn bản đó, và xử lý bằng hình thức nào (ra quyết định hủy bỏ, thu hồi…) là việc rất khó khăn do pháp luật còn bỏ ngỏ, không có quy định rõ ràng.

         Các văn bản pháp luật trước đây chỉ chủ yếu chỉ chú trọng đến việc quy định giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 về công chứng, chứng thực, tại Điều 14 khoản 2 đã quy định: “Văn bản công chứng, văn bản chứng thực có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp được thực hiện không đúng thẩm quyền hoặc không tuân theo quy định tại Nghị định này hoặc bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.” Như vậy, theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP thì việc bị “Tòa án tuyên bố là vô hiệu” là một cách để hủy bỏ giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực sai quy định. Tuy nhiên, trên thực tế, việc yêu cầu Tòa án tuyên bố một văn bản chứng thực là vô hiệu là một quy trình rất phức tạp, và thường chỉ được áp dụng đối với hợp đồng, giao dịch. Còn đối với những văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký khi không được thực hiện chứng thực theo đúng quy định của pháp luật (VD: sai về thẩm quyền chứng thực, sai về quy trình chứng thực…) thì theo phản ánh của các địa phương, việc yêu cầu Tòa án tuyên bố những văn bản này là vô hiệu là quá phức tạp, thay vào đó cần một cơ chế hủy bỏ bằng con đường hành chính đơn giản hơn, thuận lợi hơn.
(Xem hướng dẫn công chứng, chứng thực Sơ yếu lý lịch mới nhất)

         Ngày 18/5/2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Nghị định này cũng chỉ dừng ở việc quy định giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực. Theo đó, tại Điều 3 của Nghị định này quy định: “1. Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. 2. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.” Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không có quy định nào về cơ chế hủy bỏ đối với văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, văn bản chứng thực chữ ký được chứng thực không tuân theo đúng quy định của pháp luật.

       Tiếp theo, ngày 16/2/2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP. Nghị định này cũng chỉ quy định giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực, mà không có quy định nào về cơ chế hủy bỏ đối với văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, văn bản chứng thực chữ ký được chứng thực không tuân theo đúng quy định của pháp luật. Và Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch cũng không có quy định nào về vấn đề này.

        Vừa qua, ngày 03/3/2020, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Tại Điều 7 của Thông tư này đã quy định: “ 1. Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý. 2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. 2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.3. Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Trang thông tin điện tử của cơ quan mình”. 
(Những điểm mới của Thông tư 01/2020/TT-BTP)

       Như vậy, quy định này của Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã nêu rất rõ ràng về người có thẩm quyền ra quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản được chứng thực không đúng quy định cũng như cách thức hủy bỏ những văn bản này. Quy định này đã tháo gỡ được khó khăn trong nhiều năm qua của các địa phương về vấn đề này./.

Tác giả: Nguyễn Thu Hương