Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì, Hợp đồng lao động không được coi là “Bản chính” để làm cơ sở chứng thực bản sao. Vì đây là văn bản do các bên thỏa thuận lập nên chứ không phải văn bản “do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên…”. Do đó, nếu UBND thị trấn từ chối chứng thực bản sao Hợp đồng lao động theo yêu cầu của bạn vì lý do Hợp đồng đó không được coi là “Bản chính”, là đúng.

Tuy nhiên, trường hợp của bạn, vẫn có hướng xử lý khác mà không cần phải chứng thực bản sao hợp đồng lao động cũ. Cụ thể như sau:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2006, hợp đồng lao động của bạn có thời hạn 1 năm thuộc đối tượng phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc. Sau khi hết thời hạn thực hiện hợp đồng trên, bạn được ký hợp lao động không xác định thời hạn. Để đảm bảo thời gian tham gia BHXH được liên tục, theo quy định tại Khoản 1 Điều 22 Quy định về quản lý thu BHXH, bảo hiểm y tế, quản lý sổ BHXH, bảo hiểm y tế (ban hành kèm theo Quyết định 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam) phải bổ sung một số giấy tờ: bản sao quyết định hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh (kèm theo bản chính để đối chiếu). Cụ thể là bạn phải cung cấp hợp đồng lao động có thời hạn 1 năm và hợp đồng lao động không xác định thời hạn của mình (bản sao và bản chính để đối chiếu).

Liên quan đến vấn đề của bạn, Khoản 2, Điều 6 Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cũng có quy định: “Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính”.  

Như vậy, căn cứ vào các quy định nêu trên, bạn cần cung cấp bản sao Hợp đồng lao động cũ cùng với việc xuất trình bản chính của bản Hợp đồng lao động đó cho cơ quan BHXH để đối chiếu mà không cần phải chứng thực đối với bản sao hợp đồng cũ. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH có trách nhiệm kiểm tra và ký xác nhận vào bản sao (Trường hợp này văn bản đã được kiểm tra đối chiếu cũng có giá trị pháp lý như văn bản đã được chứng thực).

Chúc bạn may mắn./.

Minh Tâm